Workshop⚓
Définition du workshop
Il s'agit d'une rencontre/réunion où différents participants mènent collectivement un travail pratique sur un sujet . Chacun apporte son expertise, son expérience, son point de vue, qu'il partage avec l'ensemble du groupe.
Un animateur est désigné. Son rôle est d'encourager chaque personne à s'exprimer. Il stimule les débats, réfrène les plus bavards, reformule pour relancer les discussions.
Le groupe est responsable des productions issues de la séance . Il peut être amené à présenter la synthèse des travaux à travers un porte-parole.
Les points importants
La préparation est un point clé pour la réussite d'un atelier de travail. L'animateur ne doit rien laisser au hasard. Les périodes de travail collectif sont courtes et intenses. En conséquence, l'organisation doit être précise : des supports complets, un matériel prêt à être utilisé... N'oubliez que pas que réunir des collaborateurs est un investissement qu'il faut rentabiliser !
Préparation des éléments essentiels sur le sujet.
Rassemblez tous les documents pertinents . Identifiez ceux qui seront utiles pour votre préparation personnelle et ceux qui serviront à l'élaboration des supports.
Préparation des supports d'animation
Pensez convivial et simple : des couleurs, des photos, quelques tableaux bien lisibles, des graphes sans la 3D... Pensez efficace : ne submergez pas les participants d'une montagne de documents.
Classez-les dans l'ordre du planning. Préparez des cas concrets. Elaborez des jeux de rôle.
Sélection des participants et convocation
Choisissez des personnes proches du thème en tant qu' experts ou pratiquants . Identifiez quelles sont leurs attentes.
Quelques jours ou quelques semaines avant : envoyez une convocation avec rappel des objectifs et mention des différents thèmes qui seront traités . Indiquez-leur la préparation éventuelle qu'ils ont à faire et les documents dont ils devront se munir le jour j.
Questionnaire d'évaluation
Pour vous améliorer au fil des ateliers de travail que vous organisez, il est pertinent de recueillir le feedback de la part des participants en fin de séance. Le questionnaire d'évaluation est un bon outil pour cela.
Les questions concernent des sujets tels que la clarté des objectifs, la qualité de l'animation, l'intérêt général des sujets, le bon déroulement, l'écoute des remarques et la prise en compte des interventions des participants...
Le questionnaire doit être court et facile à répondre . Appuyez-vous essentiellement sur des questions à choix multiples : par exemple avec des icônes "satisfait" à "non satisfait".
Logistique et matériel
Si vous avez le choix de la salle , choisissez-en une confortable , adaptée à l'atelier : divisible en petits espaces, facilitant la circulation et l'échange entre les participants...
Quels outils de présentation allez-vous utiliser ? Projecteur ? Tableau blanc ? Paper board ?
Supports de travail : préparez vos copies, échantillons... Bref ! Tout le matériel nécessaire pour le jour j !
Organisation des pauses
Collations (café, croissants, jus de fruit), organisation des repas... il faut penser à tout.
Planification de la séance
Coupez le sujet en différentes phases (introduction - sujet1 - sujet2 - mise en pratique - mise en commun - questions...) et donnez un timing à chacune.
Si l'atelier dépasse une heure , prévoyez des pauses régulièrement pour garder le groupe productif . Attention aux moments de détente qui dépassent très souvent le temps imparti. Prévoyez de la marge dans votre planning, sans forcément le dire... Tenez compte d'une certaine latence avant de relancer la machine.
N'hésitez pas à varier les sujets ou l'angle d'attaque , car lorsque l'on atteint une heure de travail, l'attention est déjà bien moindre. Anticipez-le dans votre préparation.
Prévoyez des sujets difficiles en fonction des heures où la performance du groupe est maximale : environ à 10h et à 15h. N'attaquez pas un sujet qui sollicite une grande concentration juste après le déjeuner. De même, ne faites pas suivre, si possible, plusieurs sujets intenses les uns derrières les autres. Entrecoupez-les de points plus faciles à traiter.
Avant le démarrage
Venez plus tôt pour vous assurer que tout est ok : la salle configurée comme vous l'avez souhaité, les outils de présentation en place et fonctionnels.
Suivant le mode de présentation retenu, notez l'ordre du jour de la réunion et le planning sur un tableau afin de pouvoir faire le point régulièrement.
Par expérience, vérifiez au moins la veille que les projecteurs vidéo ou rétroprojecteurs fonctionnent . Quelques mauvaises surprises vous seront évitées le jour J : c'est un peu juste de trouver une solution de remplacement en quelques minutes. De plus, vous serez détourné de votre préoccupation du moment : mettre en place le workshop.
Déroulement de l'animation
Généralement, vous tenez un rôle de facilitateur. Votre mission est de piloter les discussions, éviter les temps morts en relançant, encourager tous les participants à exposer leur point de vue, se mettre d'accord... Bref, un rôle très physique !
Mise en chauffe : débutez par un angle facile à aborder...
Gestion du temps : soyez attentif au respect du planning. N'hésitez pas à prévenir qu'il reste 30 min, 10 min, etc. Par cette technique, vous poussez les équipes à synthétiser ou au contraire, à progresser.
Ambiance générale : animez le groupe en maintenant une bonne ambiance avec quelques traits d'humour par moments pour détendre l'atmosphère, permettre à tous de souffler et repartir de plus belle. Soyez dynamique enthousiaste. C'est communicatif !
Témoignages : ne restez pas sur des suppositions, demandez aux participants des témoignages concrets, des faits. De même, sollicitez-les pour qu'ils expliquent comment ils utiliseraient le produit ou la solution dans leur quotidien. Le contexte d'utilisation est important. Le groupe ne doit pas raisonner au sein de la salle seulement, mais doit se projeter à l'extérieur.
Conclusion
Pour cette phase, le terme le plus approprié est " bilan ", ou mieux encore " débriefing ". Le but est de partager le contenu de l'atelier .
En suivant le planning établi, passez en revue les points traités, non traités, les principales conclusions et les décisions prises le cas échéant. Si besoin, planifiez un autre atelier.
Impliquez les participants au débriefing en validant les conclusions avec eux. Si des sous-groupes ont été formés, chacun peut avoir un porte-parole pour délivrer la synthèse des travaux. Le but n'est pas de refaire l'atelier. Restez factuel sur ce qui a été dit.
Récupérez le questionnaire d'évaluation de la part de tous les participants.
L'après :
Envoyez un rapport de synthèse de l'atelier.
Dépouillez les réponses au questionnaire et passez en revue les points forts et les points faibles. L'objectif : vous améliorer la prochaine fois !